Bürokratie

Psychologen warnen: Bürokratie am Arbeitsplatz nimmt zu – wie schlimm ist es wirklich?

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit   verbringen Pflegerinnen und Pfleger mit administrativen Aufgaben. Für die Patienten bleibt oft zu wenig Zeit.

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Pflegerinnen und Pfleger mit administrativen Aufgaben. Für die Patienten bleibt oft zu wenig Zeit.

Immer mehr Papierkram, immer neue Formulare: Die bürokratische Last am Arbeitsplatz nimmt zu. Psychologen sind alarmiert. Doch wie schlimm ist die Situation wirklich? Die «Nordwestschweiz» war zu Besuch bei drei betroffenen Berufsgruppen.

Barbara Dätwyler (43) wirkt eigentlich ganz entspannt. Doch wenn die Präsidentin der Ostschweizer Sektion des Berufsverbands der Pflegefachfrauen und -männer (SBK) über ihren Berufsstand spricht, dann weicht das Lächeln schon mal aus ihrem Gesicht, dann bilden sich unter den kurzen roten Haaren schon mal ein paar Sorgenfalten auf der Stirn.

Immer mehr Formulare, immer aufwendigere Dokumentationen, immer detailliertere Abrechnungen stellten die Motivation der Pflegenden auf die Probe, erzählt Dätwyler an ihrem freien Nachmittag in einem Frauenfelder Café.

Seit mehr als 20 Jahren arbeitet sie in der Pflege. «In den vergangenen zehn Jahren hat die bürokratische Belastung im zweistelligen Prozentbereich zugenommen», schätzt sie. «Bei Pflegenden in Akutspitälern würde ich sagen: 50 Prozent der Zeit betreuen sie Patienten, 25 Prozent sind sie in der Ausbildung und 25 Prozent entfallen auf die Bürokratie. In der Langzeitpflege sind es sogar eher 30 Prozent Betreuung und 70 Prozent Bürokratie.»

Sekretärinnen am Krankenbett

Zu schaffen mache vielen Pflegenden die aufwendige Dokumentation, die von den Versicherern gefordert wird. «Wenn wir nicht ganz genau aufschreiben, was wir untersuchen, machen wir uns angreifbar», erzählt Dätwyler und erinnert sich an die 90er-Jahre, als sie pro Tag vielleicht zwei Sätze schreiben musste. «Heute verfasse ich seitenweise Berichte. Die Beweislast, die die Kostenträger uns auferlegen, ist erdrückend.»

Klar, die Bürokratie habe ihre positiven Seiten, sagt Dätwyler. Sie diene der Patientensicherheit und der Qualität der Pflegeleistungen. «Viele Pflegende erzählen mir aber, dass sie wegen all der Formulare keine Zeit mehr haben, um mit den Patienten zu sprechen. Das ist fatal.» Nur durch Formulareausfüllen könne niemand feststellen, wie es einem Patienten geht.

Dazu kommt, dass die administrativen Aufgaben oft an den gut ausgebildeten Fachkräften hängen bleiben, deren Jobprofil heute immer mehr jenem einer Sekretärin gleiche. Die Betreuung der Patienten – das eigentliche Kerngeschäft der Pflegenden – werde von weniger qualifizierten Personen übernommen.

Doch nicht nur die Pflege krankt an der administrativen Last. Die «gesellschaftliche Querschnittslähmung», wie der deutsche Philosoph Manfred Hinrich die Bürokratie einst beschimpft hatte, macht vor anderen Branchen keinen Halt. Betroffen sind auch die Lehrer. «Vielen Lehrpersonen bereitet die Entwicklung Sorge», sagt Franziska Peterhans, Zentralsekretärin des Schweizer Lehrerverbandes.

Der Aufwand ausserhalb des Unterrichts würde sie zunehmend belasten. Dabei ginge es den Lehrern eigentlich vor allem um eines: «Sie wollen mit Kindern arbeiten und sie in ihrer Bildung und Entwicklung weiterbringen.»

Laut einer Umfrage des Verbandes hat der administrative Aufwand in zehn Jahren um 51 Prozent zugenommen. Besonders die Benotung nimmt viel Zeit in Anspruch. Bewertungen – egal ob im Zeugnis oder in einer Prüfung – müssen Lehrer heute oft schriftlich begründen. In vielen Klassen wird zudem ein Portfolio über jedes Kind geführt. Hinzu kommen Fragebögen, die ausgefüllt werden müssen, zum Beispiel zu Selbst- und Sozialkompetenz der Schüler.

Auch Schulreisen kommen nicht mehr ohne bürokratische Kapriolen aus. Ein Zettel für die Eltern, der festhält, wann das Kind wo zu sein hat, reicht längst nicht mehr. Lehrer müssen mit der Schulleitung die Route abstimmen, rechtliche Fragen zur Haftung klären und alles schriftlich festhalten. Ihnen bleiben zwei Möglichkeiten: Entweder sie kompensieren den Mehraufwand durch unbezahlte Überstunden, oder sie haben weniger Zeit für den Unterricht.

Alles muss sich lohnen

Cosima Dorsemagen sieht in diesem Trend eine Gefahr. Die Studiengangleiterin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Fachhochschule Nordwestschweiz forscht zur zunehmenden Belastung am Arbeitsplatz. «In jedem Beruf gibt es ungeliebte Nebentätigkeiten. Wenn die Entwicklung aber dahin geht, dass für die Kernaufgaben immer weniger Zeit bleibt, kann das dazu führen, dass ursprünglich motivierte Menschen ihre Tätigkeit frustriert aufgeben», sagt sie.

Insbesondere in sozialen Berufen, die Menschen primär ergreifen, weil sie etwas Sinnvolles tun wollen, sei die Bürokratie Gift für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. «Niemand wird Pflegerin, Lehrer oder Ärztin, weil er sich auf die administrativen Aufgaben freut.» Wenn der Nutzen dieser Aufgaben nicht erkennbar sei, würden sie als überflüssige Gängelung erlebt, zumal die Kernaufgabe ja nicht einfacher, die Schulklassen nicht kleiner und die Patienten deswegen nicht weniger anspruchsvoll würden.

Parallel dazu beobachtet die Psychologin einen zweiten Trend: «Die Bürokratisierung geht häufig einher mit einer Ökonomisierung: Neben ihren fachlichen Aufgaben müssen die Leute immer auch im Blick behalten, ob sich ihre Arbeit ökonomisch rechnet.» Es ist damit nicht nur der Mehraufwand, der die Menschen ins Schwitzen bringt, sondern der stetige Druck, sich rechtfertigen zu müssen.

Diesen Rechtfertigungsdruck spüren auch immer mehr Ärzte. Das legt eine neue Studie der Verbindung der Schweizer Ärztinnen und Ärzte (FMH) nahe, die besagt, dass Mediziner gerade mal einen Drittel ihrer Arbeitszeit für die Patientenbetreuung zur Verfügung haben. Der Rest geht für Dokumentationsarbeiten und andere administrative Aufgaben drauf.

Die Studie liegt ausgedruckt auf dem Schreibtisch von Basil Caduff. Der Chefarzt des Spitals Limmattal schüttelt den Kopf, als er sie durchblättert. Er könne das so nicht unterschreiben, sagt Caduff. «Die Studie berücksichtigt nicht, dass gewisse administrative Aufgaben eng mit der medizinischen Arbeit verbunden sind und schlicht nicht delegiert werden können: das Erstellen des Patientendossiers, zum Beispiel. Wer ausser der Arzt soll das denn bitte machen?»

Vor sechs Jahren gehörte Caduff zu den Mitunterzeichnern des Manifests «Medizin gegen Spital-Bürokratie», mit dem sich zwei Dutzend Schweizer Ärzte gegen die «überbordenden Papier- und Datenberge» wehrten. War das Ankreiden der «grassierenden Veradministrierung» damals also übertrieben? Gehört die Klage über die Bürokratie vielleicht einfach zum guten Ton in der postmodernen Arbeitswelt?

Nein, sagt Caduff. Das Manifest habe seinen Grund gehabt. Es sei um die administrativen Aufgaben gegangen, die den Ärzten von Versicherern aufgebürdet worden seien.  «Früher hingen die Kosten einzig von der Dauer des Spitalaufenthalts eines Patienten ab. Welche medizinischen Leistungen er beanspruchte, spielte keine Rolle. Seit 2011 die Fallpauschalen eingeführt wurden, wird zwischen 4000 unterschiedlichen Behandlungen unterschieden», erklärt Caduff.

Das verursacht zusätzlichen administrativen Aufwand. Die Ärzte, erklärt Caduff, hätten damit aber wenig zu tun. Wie praktisch jedes Spital in der Schweiz hat auch er sogenannte Codierer eingestellt, die hauptberuflich ärztliche Berichte durchlesen und daraus ableiten, welche Leistungen den Krankenkassen verrechnet werden können. Zusatzaufwand für den Arzt entstehe nur, wenn die Codierer Rückfragen stellten, was in seinem Spital vielleicht einmal pro Woche vorkomme.

Nichts als heisse Luft?

Dem generellen Bürokratie-Bashing will sich der Chefarzt aber nicht anschliessen. «Ich habe seit langem keine Assistenzärzte mit einem Burnout-Syndrom mehr gesehen. Früher, als der Arbeitsalltag weniger reglementiert war, kam das noch ab und an vor.» Die Debatte über vermeintliche Bürokratieopfer unter den Ärzten scheine ihm reichlich aufgebauscht.

Zu einer anderen Einschätzung kam vergangenes Jahr das Kantonsspital Baden (KSB). Im Sommer 2017 führte das dortige Departement für Innere Medizin eine Studie zur administrativen Belastung der Assistenzärzte durch. Das Resultat: Die Ärzte standen gerade mal anderthalb Stunden pro Tag am Krankenbett. Einen Grossteil der Restzeit verbrachten sie mit dem Erledigen administrativer Aufgaben.

Das KSB hat reagiert und unter anderem Medizinische Praxisassistentinnen eingestellt, die den Ärzten einiges an bürokratischem Aufwand abnehmen. Hans-Jürg Beer, Leiter des Departements für Innere Medizin und stellvertretender CEO des KSB, bewertet die Massnahme als Erfolg. «Die Ärzte können wieder mehr Zeit am Patientenbett verbringen», sagt er. «Gleichzeitig darf man nicht vergessen, dass es gerade in einem Spital viele Prozesse gibt, von denen der Patient direkt nichts mitbekommt. Nicht alle Probleme lassen sich am Krankenbett lösen.»

Interdisziplinäre Besprechungen, Laboranalysen oder Therapieplanungen zum Beispiel: «Diese Tätigkeiten sollte man nicht abwertend unter das Kapitel ‹Bürokratie› stellen. Tatsache ist, dass sie für die Betreuung und Sicherheit der Patienten entscheidend sind», betont Beer.
Der Mediziner nimmt das vermeintliche Feindbild Bürokratie gar in Schutz: «Den Begriff ‹Bürokratie› kann man auch positiv besetzen: präzise diagnostizierte Befunde, exakt organisierte Übergaben und korrekte Berichte können unter Umständen Leben retten.»

Solange sich die Bürokratie im Rahmen hält, sei sie das notwendige Übel, ohne das in der modernen Arbeitswelt nichts mehr geht. Oder wie es der Schweizer Arzt Paracelsus im 16. Jahrhundert schon sagte: «Allein die Dosis machts, dass ein Ding kein Gift sei.»

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