Bei großen Projekten mit vielen Beteiligten stellen einzelne Teilbereiche oft eine große Herausforderung dar. Einen realitätsnahen Zeitplan erstellen, die Ressourcen effektiv planen, gelungene Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten, … Die Liste der Dinge, die bedacht werden müssen, ist lang. Hier erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Bereiche der Projektplanung optimal mit Software unterstützen können.

Warum Projektplanung mit Software unterstützen?

Bei jungen Unternehmen, die sich erst in der Gründungsphase befinden oder diese noch nicht lange hinter sich haben, ist die Verwendung ausgeklügelter Software meist noch nicht notwendig. Für gewöhnlich haben die einzelnen Beteiligten den Überblick über ihre Teilbereiche und die innerbetriebliche Kommunikation stellt keine große Herausforderung dar.

Komplizierter wird es erst, wenn das Unternehmen wächst – wenn mehr Mitarbeiter involviert sind und der Kundenstock sich zunehmend vergrößert nimmt auch der Organisationsaufwand zu. Hier sollte früh genug damit begonnen werden, die Projekt- und Ressourcenplanung mit professioneller Software zu unterstützen, damit es nicht zu einer Überforderung der zuständigen Mitarbeiter bzw. des Projektmanagers und zu negativem Multitasking kommt. Konkret kann unterstützende Software in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

1. Eine Software als Unterstützung für das Erstellen von Zeitplänen

Ein gut durchdachter Zeitplan ist die Basis eines jeden gelungenen Projekts. Mittlerweile gibt es unterschiedliche Software-Lösungen, die bei der Konzeption ausgeklügelter Zeitpläne unterstützend eingesetzt werden können. Zeitliche Abläufe von Projekten können mittels Gantt-Diagramm visuell dargestellt und so für die Kommunikation mit Kunden oder Mitarbeitern verwendet werden, bestimmte Tools können die Auslastung der verschiedenen Positionen, Abteilungen und Ressourcen berechnen und anzeigen und bei zeitlichen Überschneidungen werden praktische Alarm-Meldungen geschaltet. Diese und andere Funktionen bieten wertvolle Unterstützung bei der Konzeption intelligenter und effizienter Zeitpläne, mit denen Sie das tägliche Durcheinander oder kleine Zwischenfälle nicht mehr so schnell aus dem Konzept bringen.

2. Ressourcen effektiver planen mit Software

Je effektiver Ressourcen geplant werden, desto geringer sind die Unterschiede zwischen Belastungsspitzen und –täler und desto höher ist die Auslastung der einzelnen Ressourcen. Das hat wiederum direkt positive Auswirkungen auf Gewinn und Umsatz Ihres Unternehmens. Hier können zur Unterstützung Tools wie die praktische Plantafel-Software eingesetzt werden, so wie sie bei www.timewax.de angeboten wird. Der Vorteil dieser Software gegenüber herkömmlicher Ressourcenplanungs-Methoden, wie dem Erstellen von Tabellen mit Excel, liegt hauptsächlich darin, dass nachträgliche Änderungen oder zusätzliche Informationen einfach hinzugefügt werden können, ohne die Gefahr, dadurch unbeabsichtigte Verschiebungen zu verursachen oder die Tabelle aufgrund zu vieler Informationen unübersichtlich zu machen. Zudem kann die Plantafel online eingesehen werden, wodurch Mitarbeiter die Möglichkeit haben, von Ihrem PC oder Mobiltelefon aus auf die Informationen zuzugreifen und sie gegebenenfalls zu ergänzen. Womit wir auch schon beim nächsten Punkt wären:

3. Die interne Kommunikation mit Software optimieren

Online-Planungstools wie die Plantafel-Software optimieren die interne Kommunikation bereits um ein Vielfaches. Was sonst zeitintensiv zwischen wenigen Mitarbeitern per Telefon oder über E-Mail kommuniziert wurde, ist nun von allen Beteiligten mit wenigen Klicks einsehbar. Eine praktische Ergänzung dazu bietet ein Online-Kalender: Wichtige Termine sind damit für alle gleichermaßen zugänglich und eventuelle Änderungen können unkompliziert eingetragen werden, müssen also nicht länger jedem einzelnen betroffenen Mitarbeiter direkt mitgeteilt werden. Kombiniert mit einer mobilen App, mit der Mitarbeiter jederzeit von ihrem Mobiltelefon aus auf alle Informationen zugreifen können, wird ein optimaler Kommunikationsprozess ermöglicht – jeder Beteiligte ist überall und jederzeit auf dem Laufenden, ohne dass dafür unnötig viel Zeit investiert werden muss.

Zusammengefasst heißt das also, die richtige Software ermöglicht:

  • Das Erstellen übersichtlicher Zeitpläne, die visuell dargestellt und für die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeiter eingesetzt werden können
  • Ein einfaches und schnelles Berechnen der Auslastung der einzelnen Ressourcen
  • Online einsehbare Ressourcenplanung mit geringerer Fehleranfälligkeit dank unkompliziertem Hinzufügen zusätzlicher Informationen
  • Ausgleich von Belastungsspitzen und –tälern dank vorteilhafterem Einsatz der einzelnen Ressourcen
  • Optimierte interne Kommunikation dank Online-Planungstools, mobilen Apps und elektronischem Kalender
  • Enorme Zeitersparnisse durch das Wegfallen zeitintensiver E-Mails und Telefonate

Durch den gekonnten Einsatz von unterstützender Software kann somit in verschiedenen Bereichen der Projekt- und Ressourcenplanung viel Zeit und Aufwand gespart werden. Dies ist vor allem bei wachsenden Unternehmen mit zunehmend komplexeren Strukturen äußerst empfehlenswert und wirkt sich direkt positiv auf deren Umsatz und Gewinn aus.