Die Wirtschaft läuft gut – 2018 werden in der Schweiz viele neue Stellen geschaffen und auch in Aargau sind Unternehmer zufrieden. Die Firmen wachsen – damit geht aber häufig auch ein Problem einher. Denn wenn die Zahl der Mitarbeiter wächst, werden die Büros oftmals zu klein und die Entscheidung ist klar: Es braucht grössere Räume, eventuell in der Kantonhauptstadt Aarau. Was damit einhergeht, ist zeitaufwändig und in vielerlei Hinsicht kostenintensiv. Fast jeder hat es schon einmal gemacht und weiss, wie aufwändig es ist, einen Umzug so zu planen, dass er möglichst unproblematisch abläuft. Von A wie Anstreicher bis Z wie Zimmerreinigung stehen so viele To-Do´s auf der Liste, dass es nicht leicht ist, den Überblick zu behalten. Was im privaten eine anspruchsvolle organisatorische Aufgabe ist, ist für eine Firma mitunter eine logistische Mammutaufgabe.

Das neue Firmendomizil ist gefunden, jetzt steht der Umzug an. Park- und Halteverbote stellen nur eines der vielen Herausforderungen dar, die zu bewältigen sind.

In der Schweiz ist die Zahl der Unternehmen über die letzten Jahre kontinuierlich gestiegen und bestehende Firmen sind weiter gewachsen. Sie alle hatten und haben mit dieser Mammutaufgabe zu tun und sie nutzen bewährte Muster und Arbeitsabläufe, um den Betrieb des Unternehmens sicher zu stellen. Liest man einen Artikel wie diesen über die Bertschi-Gruppe aus Dürrenäsch, der von dem Ausbau neuer Büros und einer Kantine berichtet, ahnt man nur ansatzweise, was das in organisatorischer Hinsicht bedeutet. Firmen stehen oft unter einem enormen Zeitdruck, müssen Kundenservice und Produktionsabläufe gewährleisten, müssen technisch erreichbar sein – auch, wenn die Telefonanlage aufgrund der Bauarbeiten eigentlich für einige Tage nicht zu Verfügung steht. Auch die Telefonnummer ändert sich, wenn man beispielsweise von Fricktal nach Aarau umzieht. Es gibt bewährte Lösungen und dienliche Arbeitspakete, die einer Firma dabei helfen, eine Firmenerweiterung oder einen Standortwechsel, die Eröffnung einer neuen Niederlassung und die damit verbundenen Aufgaben zu bewältigen. Dieser Beitrag stellt einige wesentliche Optionen vor.

  • Info-Check: Mitarbeiter und Betriebsrat informieren
    Steht der Umzug/die Erweiterung fest, sollten Firmen all diejenigen informieren, die direkt davon betroffen sind. Dazu gehören Mitarbeiter und der Betriebsrat. So ist je nach Wohnort auch ein längerer Arbeitsweg einzuplanen, wenn man zum Beispiel nicht mehr in Baden, sondern künftig in Aarau arbeitet. Die frühzeitige Information der Beteiligten ist in doppelter Hinsicht wichtig. Zum einen können Firmen Unterstützung aus der Belegschaft erhalten, zum anderen lassen sich individuelle Wünsche besprechen und berücksichtigen. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter, die früh über die Umzugspläne ihres Arbeitgebers Bescheid wissen und im Vorfeld eine Begehung der zukünftigen Büroräume unternehmen durften, den Neuerungen aufgeschlossen gegenüberstehen und den Betrieb unterstützen.
  • Laufzeiten-Check: Mietverträge prüfen
    Besteht ein Mietvertrag für das aktuelle Büro, muss dieser zuerst geprüft werden. Gewerbliche Mietverträge beinhalten oft längere Kündigungszeiten, als private Wohnungsmietverträge. Die Kündigung sollte rechtzeitig ausgesprochen werden, damit keine Miete mehr für die alten Büroräume gezahlt werden muss, wenn die ersten Mieten für die neuen Büros in Aarau anfallen.
  • Termin-Check: Umzugstermin festlegen
    Der Zeitpunkt für den Umzug sollte idealerweise in einer Zeit liegen, in der möglichst wenig Arbeitsausfall entsteht. Das kann am Wochenende, über die Feiertage bzw. an Brückentagen sein. Für Betriebe mit saisonalen Hoch-Zeiten sollte der Umzug in der Nebensaison oder in den Betriebsferien liegen.

Dienstleister-Check: Aufgaben auslagern
Welche Aufgaben lassen sich am besten von einem Dienstleister erledigen? Wobei können Mitarbeiter helfen? Es gibt einige Aufgaben, die Firmen am besten auslagern, weil sich die Erledigung in Eigenregie unterm Strich nicht rechnet oder schlicht zu viel Zeit kostet. Von diesen externen Dienstleistern sollten Firmen Angebote einholen:

  • Umzugsunternehmen – Professionelle Umzugsunternehmen haben Erfahrung bei der Planung und Durchführung. Sie wissen genau, ob behördliche Genehmigungen z. B. in Halteverbotszonen in Aargau zu beantragen sind, kennen die besonderen Anforderungen beim Transport von Wertgegenständen, wissen, wie viele Kartons nötig sind, wie viel Kubikmeter Stauraum für den Transport erforderlich werden, wie empfindliche Gegenstände zu sichern sind und wie sich schwere Möbel und Maschinen sicher verladen lassen. Auch unterstützen Sie mit Tipps beim Einpacken und Verstauen und geben in Absprache Hilfestellung für eindeutige Beschriftungen. Hinzu kommt, dass Umzugsunternehmen die Haftung für Schäden übernehmen.
  • Reinigungsunternehmen – Firmen, die auf die Reinigung von Büros spezialisiert sind, können die Räume nach dem Umzug säubern und auch in den neuen Räumen für gründliche Sauberkeit sorgen. Ein Umzug oder die Eröffnung einer neuen Niederlassung ist ein geeigneter Anlass, um die Objektreinigung in professionelle Hände zu übertragen. Bei grösseren Firmen, die für ihre Führungskräfte Dienstwohnungen zur Verfügung stellen, empfiehlt sich der Kontakt zu einer Reinigungsfirma, die Erfahrung mit der Reinigung von Wohnungen Professionelle Unternehmen garantieren perfekte Sauberkeit und übernehmen auch den Termin zur Übergabe der Wohnung. Dieser Service spart viel Zeit und Nerven.
  • Malerfirmen - Ist es erforderlich, die Räume nach dem Auszug zu streichen oder die neuen Räume erst zu renovieren, sind Malerfirmen und Handwerksbetriebe für den Innenausbau nötig. Auch hier empfiehlt es sich, Angebote verschiedener Handwerker einzuholen und miteinander zu vergleichen – die Auswahl in Aargau ist gross, wie diese Seite zeigt.
  • Telefonservice und IT-Dienstleister - Die technische Infrastruktur einer Firma ist praktisch ihr Rückgrat. Diese muss stabil und sicher laufen. Es ist nicht damit getan, ein Telefon aus der einen Buchse herauszuziehen und in die Buchse im neuen Büro einzustecken. Dahinter verbirgt sich sehr viel Technik und es ist ein Fachmann erforderlich. Das gleiche gilt vor allem für die PCs im Betrieb. EDV-Dienstleister, die sowohl den Service für Telefone wie auch für PCs anbieten, sind lange im Voraus ausgebucht. Firmen sollten sich deshalb frühzeitig darum kümmern, dass sie technischen Support erhalten. Der Vorteil dieser Firmen liegt auch darin, dass sie dafür haften, die Erreichbarkeit zu gewährleisten.
  • Behörden- und Ämter-Check: Informationsfluss sicherstellen
    Finanzamt, Gewerbeamt, Versicherungen, Genossenschaft, Verbände, Lieferanten, Telefonanbieter, Stromversorger und viele mehr müssen über den Umzug informiert werden. Am besten übertragen Firmen dieser Aufgabe ins Sekretariat und lassen die Mitarbeiter anhand der bestehenden Geschäftsbeziehungen alle Kontaktdaten ermitteln. Gleichzeitig sollten Fristen und Termine gesetzt werden, zu denen die jeweiligen Ämter und Behörden informiert werden müssen. Tipp: Die Post bietet einen Nachsendeservice zum neuen Firmendomizil an.
  • Versicherungs-Check: neue Räume versichern

Neue Räume, neue Risiken – nach diesem Grundsatz sollten Firmen den Versicherungsschutz anpassen. Wer bislang noch keinen Versicherungsmakler beauftragt hat, sollte es spätestens jetzt tun und alle vorhandenen Policen massgeblich modifizieren lassen und neue Policen abschliessen.

  • Marketing-Check: Neue Adressen, neue Geschäftsausstattung
    Für die neue Niederlassung braucht es die passende Geschäftsausstattung. Briefpapier, Visitenkarten, Ergänzungen auf der Website oder gar eine neue Website markieren nur die Spitze des Eisbergs. Firmen, die in den sozialen Medien unterwegs sind, sollten sich eine Strategie überlegen, wie sie die Eröffnung der neuen Räume werbewirksam in Szene setzen können.

Gutes Projektmanagement minimiert den Stress

Wenn es sich um die rein digitale Erweiterung einer Firma handelt, wie zum Beispiel beim Schweizer Start-up-Unternehmen Rentarenter.ch, ist professionelles Projektmanagement hilfreich. Bei einer räumlichen Firmenerweiterung jedoch ist es unverzichtbar. Auslagern einzelner Bereiche lohnt sich, spart Zeit und verschafft (Haftungs-) Sicherheit. Der Faktor Zeit spielt eine wesentliche Rolle: Je früher die Planung angegangen wird, desto bessere Preise können verhandelt werden und desto günstiger und gelassener verläuft der Umzug.