Vertraulich
Aktenvernichter gesucht: Wohin mit dem vertraulichen Papier der kantonalen Verwaltung?

Wo verwaltet wird, fällt viel Papier an: Der Kanton Aargau sucht einen externen Spezialisten für die Entsorgung von Akten.

Noemi Lea Landolt
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er Kanton übernimmt das Schreddern beziehungsweise Vernichten der Akten nicht selber, weil das Volumen für eine effiziente interne Leistungserbringung zu klein sei.

er Kanton übernimmt das Schreddern beziehungsweise Vernichten der Akten nicht selber, weil das Volumen für eine effiziente interne Leistungserbringung zu klein sei.

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Vertrauliche Akten müssen sachgerecht entsorgt werden. Die Verwaltung des Kantons Aargau wirft sie entweder in einen der 231 Container à 120 Liter oder einen der 79 Container à 770 Liter, die in den Departementen und Abteilungen verteilt sind. Nun sucht die Abteilung Immobilien Aargau nach einem externen Dienstleister, der die Entsorgung der vertraulichen Akten der kantonalen Verwaltung übernimmt. Den entsprechenden Auftrag hat das Finanzdepartement im Amtsblatt ausgeschrieben.

Es handle sich um eine «periodische Neuausschreibung», sagt Patricia Kettner, Generalsekretärin beim Departement Finanzen und Ressourcen. Die Leistungen in diesem Bereich würden bereits heute eingekauft. «Dies entspricht der vom Regierungsrat festgelegten kantonalen Immobilienstrategie», sagt Kettner. Der Kanton übernimmt das Schreddern beziehungsweise Vernichten der Akten nicht selber, weil das Volumen für eine effiziente interne Leistungserbringung zu klein sei. «Externe Dienstleister können durch Auftragsbündelung und Skalierungseffekte diese Leistung kostengünstiger erbringen», sagt Kettner.

Sicherheitscheck für Bewerber

Der externe Spezialist wird vom Kanton nicht nur mit der Aufgabe betraut, die Akten «gemäss definiertem Sicherheitsstandard» zu vernichten. Er muss auch die Sammelbehälter bereitstellen und die Akten vor Ort abholen. In der Ausschreibung sind Zahlen aus dem Jahr 2013 aufgeführt. Sie lassen erahnen, wie viele Akten in der kantonalen Verwaltung pro Jahr anfallen: Die 120-Liter-Container wurden 3736 Mal geleert, die 770-Liter-Container 1465 Mal.

Die vernichtete Menge muss das Unternehmen in einem «nachvollziehbaren Reporting» dokumentieren. Auch sonst sind die Anforderungen hoch. Weil es sich um Objekte der öffentlichen Verwaltung handle, seien spezielle Sicherheitsüberprüfungen der involvierten Personen erforderlich. «Die externen Mitarbeitenden müssen diverse Sicherheitsanforderungen erfüllen und werden polizeilich geprüft, bevor sie zum Einsatz kommen», sagt Kettner. Dadurch könne die Sicherheit gewährleistet werden.

Die Daten schützen

Die aktuelle Ausschreibung gibt nur einen groben Überblick über die Aufgaben. In einem ersten Schritt geht es darum, mögliche Dienstleister zu bestimmen, die fähig sind, die geforderten Leistungen zu erbringen. Wer sich bewirbt, muss zum Beispiel darlegen, dass er Erfahrung hat und im Schadenfall genügend versichert ist. Interessierte Firmen müssen zudem bestätigen, dass sie sich an Arbeitsbedingungen und Umweltschutzbestimmungen halten und bereit sind, eine Geheimhaltungs- und Datenschutzverpflichtung zu unterzeichnen. Erfüllt ein Anbieter ein Kriterium nicht, wird er nicht weiter berücksichtigt.

Die besten fünf Bewerber werden zur Stufe zwei zugelassen. Erst dann erhalten sie weitere Angebotsunterlagen wie zum Beispiel Detailinformationen zu den einzelnen Anfahrtsorten oder den Sicherheitsanforderungen.