Fricktal

Digitalisierung: Gemeinden springen auf den e-Zug auf

«Die To-dos müssen konsequent gesetzt werden»: Marius Fricker, Gemeindeschreiber von Möhlin.

«Die To-dos müssen konsequent gesetzt werden»: Marius Fricker, Gemeindeschreiber von Möhlin.

Verwaltungen setzen auf die elektronische Geschäftsverwaltung, beispielsweise für Sitzungen, Protokolle oder Verträge – und sind happy. Obwohl bei einem Stromausfall auf die Akten nicht mehr zugegriffen werden kann.

Die Zukunft ist digital. Das gilt auch für immer mehr Gemeinden. Mehrere der 32 Fricktaler Kommunen haben in den letzten Monaten auf eine elektronische Geschäftsverwaltung umgestellt – und würden sie nicht mehr hergeben. Dies zeigt eine Umfrage der AZ unter sechs Gemeinden. Als Plattformen dienen dabei, je nach eingesetztem System, Computer, Tablet oder Smartphone.

Eine der Gemeinden, die früh auf den Digitalzug aufgesprungen sind, ist Rheinfelden. Hier wurde die elektronische Geschäftsverwaltung 2007 eingeführt. Unter anderem wird das System für das Sitzungsmanagement sowie die Protokoll-, Vertrags- und Behördenverwaltung eingesetzt. Im letzten Jahr kam die Friedhof- und Gräberverwaltung hinzu, ab Frühjahr werden die Stadträte für ihre Sitzungsvorbereitung direkten Zugriff auf das System haben. «Auch wenn der Initialaufwand hoch war, sind unsere Erfahrungen durchweg positiv», sagt Stadtschreiber Roger Erdin.

Ähnlich sieht es Sascha Roth, Gemeindeschreiber von Stein. Hier wurde die elektronische Geschäftsverwaltung Anfang 2017 eingeführt. «Die Einführung war anspruchsvoll, hat sich jedoch gelohnt», sagt er. Beide sehen in der elektronischen Geschäftsverwaltung einen Effizienzgewinn sowie eine Straffung und Beschleunigung der Prozesse. Gleichzeitig, so Roth, sei die Papierflut stark zurückgegangen.

Vereinfacht hat sich auch der Zugriff auf die Geschäfte. «Die Mitarbeitenden haben von ihrem Arbeitsplatz aus mit ein paar Mausklicks jederzeit Zugriff auf die Dokumente und haben einen Überblick über den Geschäftsstand», sagt Erdin. Dies ist gerade in grösseren Organisationen ein Vorteil, denn hier sind oft verschiedene Fachabteilungen und Personen in einen Geschäftsprozess involviert, die nicht Tür an Tür arbeiten.

Für Daniel Sonderegger, Gemeindeschreiber in Münchwilen, liegt ein weiterer Vorteil darin, «dass man auch von zu Hause aus die Akten studieren kann. Die Gemeinde hat die e-Geschäftsverwaltung im Oktober 2016 eingeführt.

Klar ist aber auch: Veränderungen lösen Unsicherheiten aus – umso mehr, weil die Akten plötzlich nicht mehr physisch greifbar sind, sondern nur noch irgendwo auf einem Server lagern. «Es ist immer noch eine Eingewöhnungsphase», sagt Sonderegger. Es habe Berührungsängste gegeben «und die gibt es immer noch».

Keine Akten bei Stromausfall

Michael Widmer, Gemeindeschreiber von Frick, versteht die Berührungsängste. Er findet: «Eine gewisse Grundskepsis ist nicht falsch. Es braucht schon etwas Überwindung, wenn Papierakten, die früher alle fein säuberlich geordnet, geheftet und archiviert wurden, plötzlich allesamt vernichtet werden und nur noch in digitaler, nicht fassbarer, ‹virtueller› Form vorhanden sind.»

Die Abhängigkeit von den technischen Hilfsmitteln steige dadurch weiter. «Bei einem Stromausfall läuft heute nicht nur der PC nicht mehr. Vielmehr haben wir auch keinen Zugriff mehr auf die Akten.» Bisher sei es jedoch zu keinen längeren Ausfällen gekommen, «was dazu führt, dass das Vertrauen steigt». In Frick ist man 2015 auf den e-Zug aufgesprungen.

Wichtig ist ein bewusster Umgang mit dem System. «Die To-dos müssen konsequent gesetzt werden, damit nichts vergessen geht», sagt Marius Fricker, Gemeindeschreiber in Möhlin. «Grundsätzlich erinnern ja keine Papierberge an die Pendenzen.» Wichtig ist auch die Schulung. Dadurch und durch einen «niederschwelligen Support» könnten die Ängste rasch genommen werden, hat Fricker beobachtet. In Möhlin arbeiten inzwischen 40 Personen mit dem System.

E-affin zeigten sich in Frick gerade auch die Gemeinderäte. «So wird die Gemeinderatssitzung heute weitgehend in digitaler Form abgehalten, indem vorbereitete Geschäfte und die Akten dazu auf einem Bildschirm eingeblendet werden», sagt Widmer. Zudem hätten die Gemeinderäte die Möglichkeit, die Sitzung auf ihrem eigenen Gerät zu verfolgen. «Die Befürchtung, dass die Bildschirme an der Sitzung der Diskussionskultur schaden könnten, hat sich nicht bestätigt.»

Die e-Systeme werden sich, darin sind sich die Gemeindeschreiber einig, in den nächsten Jahren rasant weiterentwickeln. Es werden neue Funktionen und Anwender – Roth kann sich beispielsweise den Einsatz in den Kommissionen vorstellen – hinzukommen. Vor allem aber werden die Systeme mit den Kunden, also den Einwohnern, interagieren. Ob Steuererklärung, Baugesuch oder Erbgang – alles wird dereinst elektronisch ablaufen. Zentrale Herausforderung ist dabei, den Datenschutz und die Sicherheit der Daten jederzeit sicherzustellen.

Umzug elektronisch melden

Bereits Realität ist die elektronische Verwaltung beim Umzug; seit August 2017 kann jeder seinen Zu- oder Wegzug elektronisch melden. «Damit entfällt für die Einwohner der Gang in die Gemeindeverwaltung», sagt Erdin. Er ist überzeugt: «Solche Lösungen werden sich in verschiedenen Lebensbereichen in den kommenden Jahren durchsetzen.»

Die Bedienung der Systeme werde dabei noch intuitiver, ist Widmer überzeugt. «Der Nutzer wird auf natürliche Weise durch die verschiedenen Prozesse geführt, ohne lange überlegen zu müssen, was im Einzelnen zum Betrieb des Systems zu tun ist.»

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