Die Archivierung von Dokumenten ist kein Selbstzweck, sondern ein Dienst für zukünftige Nutzer. Deshalb sprechen Archivare auch von langfristiger Nutzbarhaltung. Die Archivierung ist ein Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments erstreckt, also von der Erstellung über die strukturierte Ablage, bis hin zur dauerhaften Archivierung beziehungsweise Vernichtung. Das Erschliessen, Ordnen und Verzeichnen von gesammeltem Material macht das gespeicherte Wissen in einem Archiv erst nutzbar. Und genau dies bezweckte der Vereinsvorstand, als er beschloss, das Archiv des Kinderheims St. Benedikt in Hermetschwil professionell aufarbeiten zu lassen und dafür rund 20 000 Franken aufwendete. Den Zugang zu den Kinderakten und allen anderen Dokumenten wollte man sicherstellen und übertrug die Neustrukturierung dem Docuteam in Baden-Dättwil.

PC-Suchprogramm ist neu

«Unser Archiv befindet sich jetzt auf einem guten und aktuellen Stand. Wir verfügen nun über ein kleines Computer-Programm mit Suchfunktion. In diesem elektronischen Verzeichnis finden wir uns im bestehenden Handarchiv zurecht», hielt die Gesamtleiterin des Kinderheims, Pia Iff, gegenüber der Aargauer Zeitung fest. Sie zeigte an der Generalversammlung des Vereins einige Trouvaillen aus dem Archivbestand, darunter alte Schulchroniken, Fotoalben und Korrespondenzen.

In einem ersten Schritt hat Marcel Giger vom Staatsarchiv in Aarau das Kinderheim-Archiv gesichtet, begutachtet und erfasst. Es zeigte sich, dass im Archiv neben Akten zur Führung des Kinderheims auch Bauakten lagern. Das Docuteam ordnete die Unterlagen nach einem passenden Schema, führte eine grobe Trockenreinigung der Archivalien durch und entfernte Metall- und Plastikteile, damit diese nicht verrosten oder verkleben. Fotos wurden umgepackt, Dokumente in alterungsbeständige Behältnisse abgelegt, die Etikettierung der Archivschachteln und die Beschriftung der Bände mit säurefreien Buchzeichen ausgeführt. Wegen des säurehaltigen Papiers wurde alles zur Konservierung in Archivumschläge und Schachteln gelagert, die leicht basisch sind und dem Zerfall entgegenwirken.

Das bereits erwähnte Verzeichnis ist nach internationalem Standard aufgebaut. Die logische Ordnungsstruktur wurde nach wissenschaftlich-logischen Kriterien, aber auch nach intuitiven Stichworten angelegt, damit gesuchte Unterlagen künftig rasch aufgefunden werden können.

Zehn Laufmeter Kinderakten

Natürlich wurde nicht der ganze Archivbestand übernommen, sondern die Akten auch auf ihre Archivwürdigkeit geprüft. Somit wurden nicht archivwürdige Dokumente entsorgt, sofern keine gesetzlichen oder sonstigen Fristen bestanden. Ziel der Triage war es, das Wesentliche zu bewahren und zu komprimieren. Übrigens handelt es sich bei 10 von 14 Laufmetern Archivmaterial um Kinderakten, denn für jedes Kind besteht ein Personendossier.

Zu den besonderen Dokumenten im gut strukturierten und organisierten Archiv des Kinderheims St. Benedikt in Hermetschwil zählen alte Verzeichnisse aus den 1930er-Jahren, alte Schulchroniken, von denen eine bis ins Jahr 1895 zurückreicht, sowie verschiedene Fotoalben mit Bildern, auf denen Schwestern und Kinder beim Arbeiten und Spielen zu sehen sind. «Der grösste Teil der Unterlagen von 1930 bis in die Gegenwart ist noch immer vorhanden. Aber auch Jahresberichte ab 1880 existieren noch sowie einzelne Verträge aus dem 19. Jahrhundert. Hingegen sind die Vorstandsprotokolle leider nicht mehr lückenlos auffindbar», fasste Pia Iff den Bestand zusammen.