Über 900 Laufmeter Papierakten existieren im Stadtarchiv im Untergrund beim Historischen Museum. Davon ist einiges schon digitalisiert, das heisst in elektronische Daten umgewandelt worden. Insgesamt weist das Stadtarchiv derzeit rund zwei Terabyte an Datenmaterial auf, das sich auf etwa 600'000 digital archivierte Objekte verteilt.

Seit Kurzem verfügt das Stadtarchiv Baden über einen öffentlichen Web-Zugang. Die Verfügbarkeit der digitalen Bestände wird laufend verbessert. Bereits können rund 5000 Bilder online betrachtet und auch heruntergeladen werden. Damit folgt die Stadt Baden dem internationalen Trend zu «Open Data», indem sie auch die Nutzungsrechte von Archivalien des Stadtarchivs und des Historischen Museums liberalisiert. Das erfolgt unter dem Motto: «Was der Stadt Baden gehört, kann frei verwendet werden.»

Mit dem neuen Web-Zugang werden mehr und mehr digitale Inhalte online veröffentlicht und damit für die Bevölkerung zugänglich gemacht. Eine vollständige Digitalisierung der Archivalien ist nicht geplant, das Angebot wird aber laufend ausgebaut.

Mit der Liberalisierung des historischen Materials verfolgen Stadtarchiv und Historisches Museum auch eine neue Politik in Sachen Nutzungsrechte. Reproduktionen aus dem Archiv oder dem Museum sind ab sofort frei nutzbar – unabhängig davon, ob die Urheberrechte abgelaufen oder noch in Kraft sind. «Open Data» verlangt die freie Verfüg- und Nutzbarkeit von öffentlichen Daten. Viele andere Archive, so auch das Bildarchiv der ETH-Bibliothek in Zürich, haben ihre Nutzungsrechte ebenfalls freigegeben. Nur bei einem kleinen Teil des Bestandes müssen Nutzungsrechte bei den Rechteinhabern beschafft werden.

Das Stadtarchiv Baden ist das zentrale Archiv der Stadt. Es verwahrt die Unterlagen der städtischen Verwaltung vom Beginn der schriftlichen Überlieferung um zirka 1300 bis heute. Daneben besitzt das Stadtarchiv auch Bestände von kirchlichen sowie privaten Körperschaften und Organisationen. Das Stadtarchiv übernimmt alle von der städtischen Verwaltung nicht mehr ständig benötigten Unterlagen. Zur Sicherung der historischen Überlieferung übernimmt es nach Möglichkeit auch Bestände von Organisationen und Personen mit relevantem Bezug zur Stadt und der Region Baden.

Betreut wird das Stadtarchiv von Stadtarchivar Anderas Steigmeier und den
Docuteam-Mitarbeiterinnen Penelope Weissman und Nina Kohler. Andreas Steigmeier ist als Geschäftsführer mit seiner Firma Docuteam in Dättwil im Bereich des Informationsmanagements und der Langzeitarchivierung tätig. Über das Stadtarchiv und dessen Adresse werden auch Auskünfte erteilt, Archivbenutzungen vermittelt und Benutzerinnen und Benutzer betreut.

Die archivierten Unterlagen sind zuerst während der Dauer von 30 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich, soweit sie nicht schon vorher öffentlich waren. Wenn die Akten schützenswerte personenbezogene Informationen enthalten, gilt eine längere Sperrfrist. Ausnahmen sind im Interesse der Wissenschaft unter bestimmten Bedingungen möglich.